Sekretaris berasal dari bahasa Latin Secretum
rahasia atau Secretarius atau Secretarium artinya seseorang yang
diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.
Sekretaris dapat diartikan sebagai
seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat
termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila
petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau
instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia
sebutan lainnya adalah Private Secretary (The Liang Gie, 2000).
Sekretaris juga dapat diartikan
sebagai sebagai seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat
atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan
mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (The
Liang Gie,2000).
Dari pengertian–pengertian di atas
dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia
perusahaan yang tugasnya membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam,
sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan
pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan
perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus memiliki
dan bisa melakukan hal-hal berikut:
1.
Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra
perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah
tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan
yang baik.
2.
Baik dan Bertanggung Jawab.
Sekretaris juga
harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik
kepada bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3.
Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan
kanan bos dan selalu mendapat kepercayaan dari bos, sekretaris harus pandai
menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang sos.
4.
Tahu Teknologi
Sekretaris
bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up
date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting
dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan
juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan
kantor.
6.
Harus Bisa Bahasa Asing.
Menguasai
bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos untuk bertemu dengan relasi yang
berasal dari luar negeri.
7.
Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah
karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8.
Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang
sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara,
makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9.
Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang
sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara
dengan publik atua pada saat meeting.
Tanggung jawab sekretaris dalam
organisasi :
1.
Personal
Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris
bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri
dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri
supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok
sehari-hari, antara lain:
a.
Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan
distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari
kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c.
Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian
lainnya.
d.
Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis
dan memiliki dampak jangka panjang.
e.
Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung
Jawab Dalam)
Sekretaris
bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui
aktivitas:
a.
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b.
Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c.
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d.
Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
3. Networking Responsibility (Tanggung
Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung
jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan
peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan
mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh
kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam
mengembangkan citra perusahaan.(A.B Susanto, 1997: 14-15)
4.
Bertanggung
jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan
sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5.
Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah
satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai
perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris
berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan
pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus
bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Etika Sekretaris
Dari sekian
banyaknya tugas seorang sekretaris profesional, ternyata mempunyai etika yang
baik termasuk dalam dalam tugas seorang sekretris yang wajib harus dikuasai.
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu
dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal
sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris
meliputi:
1.
Cara berbusana,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang
sekretaris pada waktu berbusana, misalnya :
Waktu
Keadaan jasmani
Iklim
Bahan, warna,
motif pakaian
Kosmetik
Asesoris
2.
Cara berbicara,
Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada waktu berbicara:
Jangan ceroboh
Jangan
menyinggung perasan orang lain
Jangan
memperbincangkan masalah pribadi
Jangan gemar
memuji diri sendiri
Hindari gosip
Jangan memotong
pembicaraan
Jangan
membesarkan persoalan sepele.
3.
Cara
Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain
didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang
pokok masalah yang dikemukakan.
4.
Cara Duduk
Atur badan
sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
Khusus untuk
wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
Menyilangkan
kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
Hilangkan
kebiasaan menggetar-getarkan kaki
Jangan duduk
melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5. Cara Berjalan
Jangan
menyeret-nyeret sepatu
Jaga
keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat.
Tunjukkan
ekspresi tanda percaya diri.
Menggunakan
tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu, sebaliknya jika turun wanita
terlebih dahulu disusul pria.
6. Cara Makan dan
Minum
Cara makan :
Segera menyesuaikan
diri dengan situasi dan kondisi
Pilih dan ambil
makanan sesuai dengan kebutuhan
Sesuaikan irama
makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
Hindarkan
perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara minum
Teguk air
sedikit, jangan terburu-buru
Aduk-aduk air
jika masih panas jangan meniup-niup.
Usahakan jangan
sampai tumpah
Jangan angkat
tinggi-tinggi jari manis dan kelingking
Tawari minum
kawan atau orang lain yang berada di dekat kita.
Cara memegang
gelas juga mesti diperhatikan etikanya.
